تیم های مجازی

۱-تیم مجازی چیست؟
کلمه مجازی در مقابل دنیای واقعی و در موازات با آن قرار گرفته، لیکن بصورت فیزیگی وجود ندارد. در مورد تقسیم‌بندی گروههای کاری، چهار گروه اصلی زیر، با توجه با سازمان و محل، می توانند وجود داشته باشند:
·        گروهی از افراد از یک سازمان که در یک محل کار می‌کنند.
·        گروهی از افراد از سازمانهای مختلف که در یک محل کار می‌کنند.
·        گروهی از افراد از یک سازمان که در محلهای متفاوت مشغول به کارند.
·        گروهی از افراد از سازمانهای مختلف که در محلهای متفاوتی مشغول به کارند.
تعریف تیمهای مجازی با موارد سوم و چهارم مطابقت دارد. از آنجائیکه این موارد عمومی است باید تعریف دقیقی از تیمهای مجازی داشته باشیم. لیپاک و استمپ[۱] (۱۹۷۷) پس از تحقیقات بسیار در مورد مسائل تیمهای مجازی، تعریف ذیل را ارائه شده است:
“یک تیم مجازی مانند همه تیمها، گروهی از افراد است که کارهایی غیروابسته را که در یک راستا قرار دارند، انجام می‌دهند. برخلاف سایر تیها، تیمهای مجازی با محدودیتهای زمانی، مکانی و سازمانی فعالیت می‌کنند و از طریق شبکه‌هایی از تکنولوژیهای ارتباطی به هم متصل می‌شوند”.
در جدیدترین تعریف توسط تاچ و استاین[۲] (۱۹۷۷)، خصوصیات دیگری به تعریف قبلی اضافه کردند به گونه ایکه یک تیم مجازی، میان فرهنگ[۳] و میان عملکردی[۴] نیز می‌باشد:
“یک گروه کاری مجازی، می‌تواند به صورت گروهی از افراد تعریف شود که روی پروژه واحدی کار می‌کند ولی در مکانهای جغرافیایی متفاوتی در سطح جهان پراکنده شده‌اند؛ هر کدام از قوانین کاری خاص خود پیروی کرده و به سازمانها یا ادارات مختلفی گزارش می‌دهند. تیمهای مجازی به طور عمده بر نوعی تکنولوژی که ارتباط را ساده‌تر می‌کند (پست الکترونیکی، فاکس، تلفن، کنفرانسهای ویدئویی و …) تکیه دارند و اعضای آن معمولاً از کشورها و فرهنگهای متفاوتی هستند و به زبانهای مختلفی صحبت می‌کنند.”
باید توجه داشت که تیمهای مجازی و سازمانهای مجازی غالباً با یکدیگر اشتباه می‌شوند. تیمهای مجازی معمولاً طول عمر محدودی دارند و لزومی ندارد پس از اتمام پروژه‌ای که برای آنها به وجود آمده‌اند، باز هم به موجودیت خود ادامه دهند. از طرف دیگر سازمانهای مجازی به تشکیلاتی سازمانی اطلاق می‌شود که محدود به پروژه خاصی نبوده و از دفاتر پراکنده (از نظر جغرافیایی) استفاده می‌کنند. در هر حال گروههای کاری معمولاً شامل هر دوی این موارد می‌شود.

دلیل عمده سوق یافتن به سوی این گروهها، افزایش تجارت جهانی، نیاز به همکاریهای برون سازمانی و استفاده بهینه از منابع انسانی و غیرانسانی می‌باشد.

۲-– فاکتورهای مهم در موفقیت تیم
تحقیقات اخیر نشان داده است که بازدهی بیشتر تیمهای مجازی مستلزم ایجاد نوعی “اعتماد سریع” بین اعضا می‌باشد زیرا اعضای تیم فرصت کافی برای ایجاد این اعتماد به صورت عادی ندارند. همچنین اعضای تیم نیاز به آموزشهای خاصی در زمینه چگونگی استفاده کارآمد از تکنولوژیهای ارتباطی دارند و اینکه به سرعت با فرهنگ، ارزشها و قراردادهای اجتماعی گوناگون خو بگیرند. به دلیل اینکه اعضای تیم مجازی در یک محل نیستند و نمی‌توانند رو در رو با یکدیگر تماس داشته باشند، فاکتورهای مهمی برای موفقیت در عملکرد تیم باید رعایت شود. چهار فاکتور اصلی در موفقیت تیمهای مجازی مؤثرند:
·    اهداف: اهداف تیم و برنامه پروژه باید به صورتی باشد که استراتژی سازمان، مقاصد روشهای متنوع کاری در تیم و نیازهای اعضای تیم را به هم بپیوندد.
·    ارتباط مناسب با پشتیبانان مالی: اعضای تیم مخصوصاً گردانندگان پروژه و مسؤولان دپارتمانها که تأمین کننده منابع هستند. باید ارتباط مناسبی با پشتیبانان مالی کلیدی داشته باشند.
·        ارتباطات: تیم باید به نحو مؤثر و کارآمدی همه تکنولوژیهای ارتباطی موجود را به کار گیرد.
·        پویایی داخلی تیم: فرهنگ تیم و اعضا باید برای کار در یک  محیط مجازی سازگاری لازم را داشته باشد.

قابلیت جلب اعتماد، انعطاف‌پذیری و توانایی مدیر در کنترل تیم خصوصیاتی هستند که این ارتباط از راه دور را آسانتر می‌کنند. برای مثال نحوه کنترل تیم باید به صورتی باشد که اعضای تیم احساس آزادی و راحتی کنند، در عین حال ممکن است فرد به خصوصی نیاز به کنترل بیشتری داشته باشد تا کارش را به طور منظم انجام دهد؛ یا اینکه فردی به دلگرمی و تشویق بیشتری نسبت به سایر اعضا احتیاج داشته باشد. همچنین مدیر باید بتواند برنامه‌ریزی مناسبی جهت تحویل به موقع پروژه‌ ارائه دهد. در واقع، مدیران در طی انجام این پروژه‌ها می‌آموزند که چگونه می‌توانند:
·        از طریق ارزشیابی نتایج، تیم را اداره کنند.
·        احساس رضایت یا عدم رضایت خود را ابراز کنند.
·        پارامترهای مناسبی را برای ارزیابی تعیین نمایند.
·        خود را با ریتمهای کاری متفاوت تطبیق دهند.
·        کارمندان خود را همیشه در حال کار نگاه دارند

منبع: سایتmahpa

عالی بود(0)جالب نیست!(1)